Как вести клиентов свадебному агентству: от заявки до свадьбы

Чтобы свадебное агентство не теряло клиентов, у каждой заявки должно быть одно место учёта: откуда пришла пара, на какой она стадии, кто из команды ведёт и что обещано. Дальше - одинаковые стадии для всех сделок, фиксация причины отказа и понятная передача пары из продаж в подготовку свадьбы.

1. Все заявки - в одну воронку

Пары пишут в соцсети, звонят, приходят по рекомендации и с сайта. Если заявки живут в разных мессенджерах, часть из них теряется, а сравнить каналы невозможно. Заведите правило: любая заявка в тот же день попадает в общий список с источником и ответственным.

• Источник: рекомендация, соцсети, сайт, площадка-маркетплейс, другое.
• Ориентир бюджета и ожидаемая дата свадьбы - чтобы сразу видеть, подходит ли заявка.
• Ответственный из команды - один человек, а не «кто первый увидел».

2. Одинаковые стадии сделки

Стадии нужны, чтобы видеть, где пары застревают. Рабочий набор для свадебного агентства:

1. 1
   Новая заявка - пара написала, ответа ещё не было.
2. 2
   Контакт - первый разговор состоялся, понятны дата и формат.
3. 3
   Встреча - назначена или прошла встреча, заполнен бриф.
4. 4
   Предложение - отправлены смета и условия.
5. 5
   Договор отправлен - ждёте подписи и предоплаты.
6. 6
   Успех или потеря - с обязательной причиной, если сделка потеряна.

3. Записывайте причины отказов

«Дорого», «выбрали другую дату», «решили без организатора» - причины отказов через несколько месяцев показывают, что менять: цену, пакеты услуг или скорость ответа. Без записи остаётся ощущение «сезон слабый».

4. Карточка пары: история в одном месте

Контакты пары, договорённости со встреч, пожелания и изменения - в карточке клиента и заметках сделки, а не в личной переписке менеджера. Тогда отпуск или уход сотрудника не обнуляет знания о клиенте.

5. Передача в работу

Когда договор подписан, сделка превращается в проект свадьбы: чек-лист от даты, смета, подрядчики, тайминг. Важно, чтобы в проект переехало всё, что пара рассказала на этапе продаж, - иначе координатор переспрашивает то, что пара уже говорила.

6. Общение с парой во время подготовки

Больше всего времени уходит на вопрос «ну как дела?». Помогают регулярный короткий отчёт и доступ пары к своему плану: что уже сделано, какие решения ждут согласования, какие платежи впереди.

Как это устроено в Marryo

• Воронка сделок канбаном со стадиями «Новые → Контакт → Встреча → Предложение → Договор отправлен → Успех / Потеряна», источником, суммой и ответственным.
• Заметки и история изменений по каждой сделке, причина потери у проигранных сделок.
• Карточка клиента с контактами и заметкой.
• Выигранная сделка становится свадьбой, а чек-лист строится от даты свадьбы.
• Счета паре с реквизитами организатора и отметкой об оплате.
• Портал пары - на платных тарифах: пара видит прогресс, отмечает свои задачи и согласует решения.