Как составить смету на свадьбу: пошагово с примером

Смета на свадьбу - таблица всех расходов: сколько вы планируете потратить на каждую статью, сколько она стоит по договору, сколько уже внесли и сколько осталось заплатить. За словом «бюджет» стоят три вопроса: на что хватит, где сэкономить и не выйдем ли мы за рамки в последний месяц. Хорошая смета отвечает на все три и остаётся актуальной всю подготовку. Разберём, как её собрать по шагам и почему таблица «итого по строкам» проигрывает смете план/факт.

Шаг 1. Зафиксируйте вводные до первой цифры

Смета начинается с трёх параметров, которые задают всю математику, цены подставляются потом: количество гостей, формат (банкет, фуршет, выездная регистрация с банкетом) и дата. Гости - главный множитель: от них зависит площадка, кейтеринг, аренда, полиграфия и алкоголь. Дата влияет на сезонный коэффициент - июль и сентябрь дороже февраля на тех же подрядчиках.

• Количество гостей (с запасом ±10% - список почти всегда плывёт).
• Формат и продолжительность дня (влияет на часы работы подрядчиков).
• Ориентир общего бюджета от пары - «потолок», от которого вы балансируете категории.

Шаг 2. Разбейте бюджет на категории

Сметы без категорий нечитаемы: одна строка «декор» на 200 000 ₽ ничего не объясняет паре и не помогает вам торговаться. Минимальный набор категорий, которого хватает большинству свадеб:

• Площадка и аренда (зал, мебель, шатёр, технические зоны).
• Кейтеринг и алкоголь (на гостя + welcome + кэнди-бар).
• Подрядчики-персоны: ведущий, диджей, фотограф, видеограф, артисты.
• Декор и флористика (оформление, цветы, монтаж/демонтаж).
• Образы: платье, костюм, визаж, причёска, репетиции.
• Полиграфия и мелочи: приглашения, рассадка, бутоньерки, подушечка для колец.
• Логистика: трансфер пары и гостей, проживание иногородних.
• Услуги организатора, если вы с ним работаете.
• Резерв на непредвиденное, отдельной строкой.

Для проверки пригодятся доли по формуле Marryo для классической свадьбы на 50 гостей: площадка и банкет 46% в Москве и 35% в регионах, ведущий и музыка 7% в Москве и 9% в регионах, фото и видео 9% в Москве и 12% в регионах, декор и флористика 8% в Москве и 10% в регионах, образ 12% в Москве и 15% в регионах, кольца и мелочи 7% в Москве и 9% в регионах, резерв на непредвиденное 9%. Это наша оценка, исследованием рынка она не является. Нормативом её тоже не считайте: это проверка на перекос. Если декор раздулся до 30%, а на кейтеринг осталось 25%, гости запомнят свадьбу по тому, что не наелись.

Шаг 3. Заложите резерв

Резерв 10-15% от сметы - обязательная отдельная строка, и неуверенность тут ни при чём. За полгода подготовки всегда всплывает то, чего не было в плане: доплата за переработку площадки, такси для опоздавшего визажиста, замена сломанного реквизита, доп. блюдо для веганов. Без резерва эти суммы уходят из категорий, которые уже согласованы, - и смета рассыпается за две недели до даты.

Свадьба без резерва - это смета, которая верна ровно до первого сюрприза. А сюрприз будет: вопрос только в его цене.

Шаг 4. Ведите план и факт в двух колонках

Главная ошибка - таблица с одной колонкой суммы. Она показывает намерение, но не реальность. Рабочая смета держит по каждой строке три числа: план (сколько заложили), факт (сколько реально стоит по договору/чеку) и отклонение (факт минус план). Отклонение - это ваш ранний сигнал: когда суммарный перерасход подбирается к резерву, вы урезаете другую статью заранее, до того как деньги закончатся.

Пример строки сметы план/факт:

• Фотограф - план 80 000 ₽ → факт 85 000 ₽ (взяли +1 час) → отклонение +5 000 ₽.
• Флористика - план 120 000 ₽ → факт 110 000 ₽ (заменили часть цветов сезонными) → отклонение −10 000 ₽.
• Итог по двум строкам: −5 000 ₽, то есть экономия флористики покрыла переработку фотографа. Это видно сразу - а в таблице «итого» вы бы этого не поймали.

Шаг 5. Привяжите к смете график платежей подрядчикам

Смета отвечает «сколько всё стоит», а подводят обычно сроки платежей. У каждого подрядчика своя схема: предоплата 30% при бронировании, остаток за неделю до даты; у площадки - депозит и финальный расчёт в день; у кейтеринга - оплата по финальному числу гостей за трое суток. Если эти даты живут только в переписке, рано или поздно один платёж «всплывёт внезапно» - и подрядчик откажется выезжать.

Поэтому к каждой строке сметы стоит привязать график: что внесено, что осталось, когда дедлайн остатка. Тогда смета превращается из статичного документа в рабочий инструмент: рядом с «бюджет 1,2 млн» видно и «на этой неделе нужно отдать 140 000 ₽ трём подрядчикам».

От таблицы к живой смете

Шаблон в Excel закрывает старт: категории, план/факт, резерв. В бесплатном кабинете пары Marryo смета ведётся по тем же категориям с планом и фактом, а итоги и перерасход над бюджетом видны сразу. Если вы организатор и свадеб несколько, в кабинете организатора к смете добавляются платежи подрядчикам с дедлайнами остатков.